Kennzahlen sind normative Zahlenwerte, die quantitative Informationen zu einem steuerungsrelevanten bzw. steuerungsfähigen zielorientierten Sachverhalt beschreiben, wobei ein Zusammenhang zwischen zwei oder mehreren Faktoren hergestellt wird (z. B. Kosten pro Fläche, pro Fälle usw.) und mit ihnen die Zielerfüllung gemessen werden kann. Kennzahlen sind größtenteils input-orientiert, d.h. sie beziehen sich auf Ausstattungsmerkmale einer Maßnahme, mit der eine Zielsetzung erreicht werden soll, so z. B. auf die maximal einzuhaltende Erreichbarkeitszeit des nächsten Krankenhauses.
Kennzahlen kommt eine wichtige Bedeutung für die Herstellung gleichwertiger Lebensverhältnisse in den Teilräumen Deutschlands zu. Werden Kennzahlen auf administrative Gebiete bezogen (etwa die Zahl der Einwohner je Hausarzt innerhalb einer Gemeinde oder eines Landkreises), lassen sich daran Unterschiede in der Versorgung zwischen unterschiedlichen Gebieten und damit bestehenden räumliche Disparitäten aufzeigen. Insofern besitzen Kennzahlen in der Regel einen Raumbezug.
Kennzahlen können in einer engen Beziehung zu Standards stehen oder sich auf Standards beziehen. Unter Standards der Daseinsvorsorge und Infrastruktur wird allgemein das Versorgungsniveau (bezogen auf Qualität und der Quantität sowie dessen Erreichbarkeit), wie z. B. Krankenhausbetten je 1.000 Einwohner oder Feuerwehrhilfsfristen verstanden, die als ausreichend und angemessen angesehen werden und die weitgehend bestehen oder herbeigeführt werden sollen.
Kennzahlen haben teilweise unterschiedliche Qualität, was allein schon an der Daten- und Informationsgrundlage liegen kann, aus der Kennzahlen abgeleitet wurden. Deshalb ist die Datenquelle, möglichst mit Hinweis auf den Datenlieferant sowie für ein Anmerkungsfeld anzugeben, in dem Hinweise wie z. B. auf verwendete Messregeln, Erhebungszeitpunkt, Erhebungsprobleme etc. dargelegt werden können.
Bezüglich des Aufwandes sprechen die Erfahrungen aus den Modellvorhaben dafür, dass die Praxis vor allem an leicht zugänglichen Kennzahlen Interesse hat, die möglichst ohne große Beschreibungen eindeutig verständlich und messbar sind.
Für Kennzahlen besteht ein enger Zielbezug, da diese Zahlenwerte Informationen zu steuerungsrelevanten bzw. steuerungsfähigen zielorientierten Sachverhalten beinhalten. Dazu muss die Kennzahl aber zielbezogen sein, wie z. B. Standards, die per Gesetz einzuhalten sind. Außerdem muss sie für die Messung der Zielerfüllung operabel sein, was gegeben ist, wenn sich damit die Zielerfüllung messen lässt. Zur Messung der Zielerreichung wird ein politisches Ziel mit einer oder mehreren Kennzahlen verknüpft, die später nach Umsetzung der Maßnahme mit den dann erreichten Ist-Werten verglichen werden können.
Der Einsatz von Kennzahlen zum Zwecke des Vergleichs gehört zu ihren vorrangigen Anwendungen. Kennzahlen ermöglichen Vergleiche:
Eine weitere Möglichkeit liegt in output-orientierten Kennzahlen, wie sie seit langem in betriebswirtschaftlichen Betrachtungen üblich sind. Die Erreichung dieser Zielkennzahl wird durch den Vergleich mit dem durch die ergriffene Maßnahme erreichten Zustand beurteilt. Der wesentliche Unterschied gegenüber input-orientierten Kennzahlen liegt darin, dass output-orientierte Kennzahlen keine Vorgaben für die Mittel treffen, mit denen eine Zielsetzung erreicht werden soll.
Für Konzepte und Maßnahmen der Daseinsvorsorge gehört heute ihre Evaluation zu den Bestandteilen der meisten Planungsvorhaben. Durch die Evaluation erfolgt die Bewertung von Projekten und Prozessen, wobei die Struktur, der Prozessverlauf sowie der Aufwand und das Ergebnis darin einbezogen werden können. Für die Evaluation bieten Kennzahlen deshalb eine wichtige Hilfe, da sie sowohl die Ausgangssituation als Ist-Werte als auch die Ziele als Soll-Werte abbilden können und somit eine transparente, eindeutige Vergleichbarkeit ermöglichen.
Kennzahlen betriebswirtschaftlicher Natur sind ein wichtiges Hilfsmittel für Kosten-Leistungs-Rechnungen und den Vergleich von Kosten und Leistungen und damit eine wesentliche Hilfe für ein effizientes Verwaltungshandeln. Bei Kennzahlen, die sich auf Kosten beziehen, sollte grundsätzlich zwischen den Investitionskosten, die für die Herstellung der Maßnahme erforderlich sind (z. B. Neubau oder umfassende Sanierung eines Altenheimes) und den Folgekosten für den Betrieb und Unterhalt der Maßnahme unterschieden werden. Für Planungsentscheidungen haben sich auch Kennzahlen bewährt, die statt differenzierter betriebswirtschaftlicher Aussagen zusammengefasst die Kosten je Leistungseinheit angeben. Für Schulen heißt das beispielsweise, dass sich die Kennzahl anstelle detaillierter Ausführungen zu den einzelnen Sachkosten und Personalkosten auf die zusammengefassten Aufwendungen je Schüler/in bezieht. Gleichfalls haben sich Kennzahlen bewährt, die die Aufwendungen je Bürger anzeigen. So etwa die Kosten, die rechnerisch für jeden Einwohner für den Straßenerhalt seines Wohnstandortes anfallen. Kennzahlen, die sich auf Kosten beziehen, hängen jedoch häufig stark von den regionalen Gegebenheiten ab. Deshalb kann der vergleichende Aussagewert derartige Kennzahlen räumlich deutlich begrenzt sein. Dieses Problem reduziert sich jedoch mit dem Betrachtungsraum. Von daher sollten für Kostenkennzahlen möglichst ein regionaler Bezug hergestellt werden. Kostenkennzahlen unterliegen zudem durch Preissteigerungen und Personalkostenentwicklung einem Aktualitätsschwund. Diese Problematik trifft für Kennzahlen weit weniger zu, die anstelle von monetären Kosten Kostenverhältnisse angeben.
Kennzahlen zur Messung der Versorgungsqualität, wie z. B. die Erreichbarkeit von Schulen, die Schüleranzahl je Klasse, Dichte der medizinischen Versorgung usw. haben häufig – je nach Bereich – eine lange Aktualität und Aussagekraft. Dabei sollte jedoch die Quantifizierung durch normative Vorgaben auf die Wirkungsbereiche beschränkt werden, die sich auch eindeutig quantitativ abbilden und erfassen lassen.
Kennzahlen sollten grundsätzlich nicht dogmatisch oder gar als ausschließliches Entscheidungskriterium angewandt werden, sondern stets als Hilfsmittel, das unter der Berücksichtigung der jeweiligen räumlichen Situation und der Einbeziehung der jeweils in einem Bundesland/einer Region geltenden politischer Zielsetzung/en zu interpretieren ist. Für die Anwendung von Kennzahlen wird empfohlen, Entscheidungen bei Planungen der Daseinsvorsorge und Infrastruktur sind immer integrativ zu treffen und sowohl bei Neuplanungen als auch Bestandsentwicklung umfassend die spezifische Situation zu berücksichtigen und demgemäß die Anwendung und Aussagen von Kennzahlen zu interpretieren. Bei der Anwendung von Kennzahlen zur Daseinsvorsorge sind auch neue konzeptionelle Entwicklungen und technische Möglichkeiten zu berücksichtigen, die ganz andere Wirkungen beinhalten können.
Bezüglich der Ausführlichkeit bei der Anwendung Kennzahlen bestehen jedoch tendenziell unterschiedliche Positionen in den wissenschaftlichen Literaturabhandlungen und der Planungspraxis. Die Literaturdarstellungen sprechen sich weitgehend für eine präzise Vorgehensweise mit eindeutigen, klaren Definitionen und ausführliche Festlegungen zur Messung von Kennzahlen aus. Demgegenüber ist die Praxis eher auf eine überschlägige Vorgehensweise beim Kennzahleneinsatz ausgerichtet. Aus diesen Erfahrungen kenn jedoch nicht für mangelnde Praxistauglichkeit oder mangeln den Anwendungsbedarf der Praxis für Kennzahlen geschlossen werden. Vielmehr kommt es darauf an, der Praxis die benötigten Informationen über Kennzahlen in anwendungsorientierter Form zuzuführen und über die Möglichkeiten und die Vorgehensweise bei ihrer Anwendung zum Nutzen bei Entscheidungen in der Planung der Daseinsvorsorge zu informieren.
Die Kennzahlen-Steckbriefe sind als Planungs- und Entscheidungshilfe für die Praxis gedacht. In den Steckbriefen sind für Handlungsfelder der Soziale Infrastruktur und der technische Infrastruktur Kennzahlen sowie Anwendungsbeispiele zur Veranschaulichung des Kennzahleneinsatzes aufgeführt. Je nach Fragestellung und Entscheidungsbelange diese Angaben können sie im Sinn eines Nachschlagewerkes genutzt werden, ersetzen aber eine Auseinandersetzung mit planerischen Zielen nicht und sollten immer in ein Gesamtkonzept eingebettet werden.