Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung

Die E-Rechnung im Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR)

Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) im Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) nimmt elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, entgegen und verarbeitet diese. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Bei Neuaufträgen lassen wir Ihnen ab sofort auch entsprechendes Informationsmaterial zukommen.

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung nennt § 3 Abs. 3 der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV). Dazu gehören beispielsweise Direktaufträge bis 1.000 Euro netto.

Wir bitten Sie, uns zukünftig E-Rechnungen zu übermitteln. Als Rechnungsstellerin bzw. Rechnungssteller profitieren Sie von den Vorteilen der E-Rechnung:

  • Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
  • Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
  • Digitale, revisionssichere Archivierung
  • Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem BBSR wenden Sie sich bitte stets an die auftraggebende Stelle oder die Fachabteilung, die im Auftragsdokument benannt ist.

Inhalte einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss gemäß § 5 ERechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Leitweg-Identifikationsnummer: Diese wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers
  • De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse der Rechnungsstellerin bzw.des Rechnungsstellers

Anforderungen an das Rechnungsformat

  • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung müssen Sie grundsätzlich den Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung verwenden. Zusätzlich können Sie jeden anderen Standard verwenden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungs­eingangs­plattformen des Bundes entspricht. Dies gilt beispielsweise für ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRechnung.
  • Rechnungsformate, die nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, bleiben unberücksichtigt.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen beziehungsweise Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten. Ein Versand als Anhang einer E-Mail oder De-Mail ist unzulässig.
  • Die maximal mögliche Dateigröße einer Rechnung hängt vom gewählten Übertragungskanal ab. Als Anhang einer E-Mail oder De-Mail sind maximal zehn Megabyte möglich. In der Weberfassung sind es maximal elf Megabyte. Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen der Plattform.
  • Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Für die eingebetteten Dokumente sind folgende Dateitypen zugelassen: png, pdf, jpg, jpeg, xlsx, ods und csv. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte wie Makros enthalten.
  • Änderungen an diesen Vorgaben werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den genannten Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die aufgrund von anderen Rechtsvorschriften papiergebunden versandt werden. Dazu gehören Ausfuhrnachweise, Zolldokumente und Ähnliches.

Weitere Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): https://www.xoev.de/xrechnung-16828.

Anforderungen an die Rechnungsübermittlung

  • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen nutzen Sie bitte ausschließlich die Zentrale Rechnungs­eingangs­plattform des Bundes (ZRE). Sie lässt sich unter https://xrechnung.bund.de aufrufen. Dafür müssen Sie sich vorher registrieren und die gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto freischalten lassen.
  • Weitere Details finden Sie in den Nutzungsbedingungen der ZRE.

Für Fragen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:

  • Support-Hotline erreichbar von Montag bis Freitag zwischen 8 und 16 Uhr unter den Telefonnummern +49 228 99681–10101 oder +49 30 25984436
  • Support-E-Mail-Postfach schriftliche Anfragen richten Sie bitte an sendersupport-xrechnung@bdr.de.

Weitere Informationen zur ZRE finden Sie in unserer Broschüre für Rechnungsstellerinnen und Rechnungssteller, die Sie hier herunterladen können. Außerdem gibt es auf der Webseite e-rechnung-bund.de einen FAQ-Bereich zur E-Rechnung.

Hintergrundinformationen zur E-Rechnung

Gesetzliche Grundlage

Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) verpflichtet die öffentliche Verwaltung, bei öffentlichen Aufträgen elektronische Rechnungen zu empfangen. Gleichzeitig verpflichtet sie auch die Lieferantinnen und Lieferanten sowie die Dienstleisterinnen und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die ERechV die Fristen, die Übertragungswege, den Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Die ERechV können Sie über diesen Link von der Webseite des BMI herunterladen.

Gültigkeit und Ausnahmen

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27. November 2020. Ausnahmen regelt die Verordnung. Sie gelten in folgenden Fällen:

  • Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro netto, die Sie für einen erfüllten Direktauftrag stellen
  • Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 ERechV unterfallen. Dazu zählen geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland.
  • Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- beziehungsweise Vertragsverhältnis ergeben.

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